为进一步规范部门活动组织流程，明确后续工作重点，提升学术交流活动开展质量，我院研学会学术交流部于2025年11月27日在明辨楼A402召开部门例会。部门全体成员参加，会议由部长刘逊主持。

会议伊始，刘逊部长结合近期部门开展的学术交流活动，对前期工作进行了简要复盘。他肯定了全体干事在活动筹备与执行过程中的辛勤付出，指出系列活动的顺利开展为营造学院良好学术氛围奠定了坚实基础。同时，针对工作中出现的细节问题，部长以问题为导向，提出了具体的优化要求，为后续工作的提质增效指明方向。

会议核心环节围绕活动组织全流程的规范化开展展开，明确了多项关键工作准则。在活动通知环节，部长强调需秉持严谨态度，严格遵循标准化、规范化要求，提前核查信息准确性，坚决避免重复撤回消息等影响工作效率的行为；为保障签到工作有序推进，会议明确每次活动可预留10个补签名额，签到人员在制作签到表时需提前留出相应空白位置，同时要详细记录每次活动的开展时长，为研会贡献统计工作提供精准数据支撑。

针对活动参与人员名单公示及信息传递工作，会议作出专项部署。要求名单公示时必须添加“地科研会”水印，强化信息安全管理，若公示信息需修改，需第一时间在部门群内同步更正，确保信息传递的及时性与准确性；在发布通知消息时，需精准引用此前已发布的相关信息，保障信息的连贯性与完整性，便于成员快速理解工作要求。此外，刘逊部长鼓励全体干事积极主动承接活动任务，在实践中提升组织协调能力，共同推动部门工作再上新台阶。

本次例会的召开，进一步统一了部门成员的工作思想，明确了工作标准与流程，有效提升了团队的凝聚力与执行力。全体与会干事纷纷表示，将严格落实会议部署的各项要求，以更严谨的态度、更饱满的热情投入到后续学术交流活动的筹备工作中。学术交流部也将以此次会议为契机，持续优化工作细节，打造更多高质量的学术交流平台，为丰富学院研究生学术生活、提升学术氛围贡献坚实力量。

图1 例会交流现场