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关于做好2015年归档工作的通知
2015-03-16 14:26   审核人:

 

校内各单位:

为进一步推进我校档案工作的规范化、制度化管理,确保学校各类文件材料及时、完整的归档,更好地为学校中心工作服务,按照国家及学校档案管理的有关规定,结合档案信息化工作的具体要求,现将2015年归档要求通知如下:

一、归档范围与时间

在学校教学科研、党政管理等活动中形成的凡是记载和反映学校主要职能活动、具有查考和利用价值的各种类型和载体形式(纸质、照片、光盘等)的文件材料和实物均应归档保存。应特别重视收集在重要会议及活动(如党的群众路线教育实践活动、大型会议、全校性活动、教代会、外事活动、各项检查评估等)中形成的重要文件材料、协议合同、领导讲话稿以及领导题词、照片、录像等声像材料。具体的归档范围见《西南石油大学立卷部门档案归档范围和保管期限规定》。

1、2014年度形成的文书类文件材料应在2015年6月30日以前完成归档工作;科研等项目材料在项目完成后三个月内归档;基建材料在建设项目竣工验收后六个月内或工程决算审计后三个月内归档。

2、2015年入学的本科生的新生基本信息登记表、审录名册(含研究生)、同年各层次毕业生的学历学位证书清册,应在当年的10月1日以前完成归档工作;

3、2015年6月和12月分开授位的研究生学位材料应按要求规范整理后于2015年10月和次年的4月前归档。

4、2015年毕业生合影照片(含电子版)应于7月10日前整理归档;重大活动中产生的照片、视频等声像材料应在活动结束后两个月内归档。

5、教职工的人事档案材料应在材料形成后的一个月内归档。

6、离退休职工的丧葬抚恤文件应在材料形成后的一个月内归档。

二、归档要求

1、各级领导要高度重视本单位的立卷归档工作,认真审查归档文件材料是否齐全、完整、准确,严把质量关,防止漏归、错归;兼职档案员要认真做好平时预立卷工作,合理分类,安全存放,保证本单位(部门)的文件材料及时、完整归档。

2、依据《高等学校档案管理办法》,按照“存量档案数字化,增量档案电子化”要求,2014年度必须执行纸质材料和对应的电子材料同步归档的制度,归档的电子文件要采用通用的归档格式,与纸质文件内容一致,并以该文件的文号或题名来命名。每件(份)归档的纸质材料需用不锈钢钉订载(档案馆可提供不锈钢钉)。

3、各类文书及科技档案的案卷整理要求如下:

(1)各门类档案总的质量要求是:遵循文件材料形成的规律和特点,保持文件材料之间的历史联系,适当考虑和区分文件材料的不同保管价值,使案卷便于保管与利用。

(2)卷内文件材料必须准确反映我校教学、科研和管理活动的内容,手续完备,制作和书写材料利于长期保存。

(3)管理内容的档案按形成部门、问题、时间或重要程度排列。密不可分的文件材料应放在一起归档,其排列顺序为:批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;定稿在前,历次重要修改稿在后;结论性材料在前,依据性材料在后。

(4)确定文件材料的保管价值,要根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要,准确进行判断:凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌,对学校、国家建设、历史研究有长远利用价值的,列为永久保管;其他的列为长期/短期或30年/10年保存。

(5)归档的声像、实物档案须标明事由(事件)及时间、地点、人物。

(6)一般不能使用复印件归档;如确无原件的,应在复印件上加盖单位印章归档。

4、学位论文与学位评审材料按《西南石油大学研究生学位档案材料归档办法》(附件1)的要求进行整理和归档。

5、归档单位需从档案馆网站上下载并填写好excel格式的移交清单(一式两份)(见附件2和附件3),经单位领导审核签字后向档案馆移交。移交时,交接双方须签字并标明移交日期。

6、为便于业务联系,请各位兼职档案员加入石大兼职档案员群,群号为57360653,申请加入时,注明:单位-姓名。

档案馆

2015年3月16日

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