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西南石油大学档案规范归档实施办法
2017-04-28 18:48  

 

西南石油大学档案规范归档实施办法

 

 

一、实施依据 

 

1. 根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《四川省档案工作规范化管理办法》规定,高等学校所有二级单位(处级建制)所形成的档案资料,都应按期、有序、规范向本校档案馆移交保存。

 

2. 高校档案馆代表国家接收、存放全校各单位档案并提供服务,负有依法督促各单位按期、完整、规范移交档案的义务、权利。

 

3. 每年上半年630日前,各单位档案管理负责人应督促本单位档案立卷员按规定向档案馆规范移交本单位上一年度形成的档案,具体移交规范、内容、手续按《西南石油大学档案工作手册》相关规定条款执行。

 

二、归档时间 

 

1. 党群类、行政类及其它各类的综合性文件材料,按年度在次年六月底以前归档;

 

2. 教学类按按年度在次学年12月底前归档;

 

3. 科研、基建、产品类在项目完成后两个月内归档;

 

4. 仪器设备类随机文件材料在开箱验收后二个月内归档,设备的管理、使用、维修和改进工作中形成的材料在次年六月以前按年度归档;

 

5. 财会类档案按年度立卷,在次年六月以前按年度归档,其中会计凭证及账簿在财务部门保存一年后归档;

 

6. 人物档案随时归档。

 

三、归档文件材料及案卷质量要求 

 

(一) 归档文件材料的质量要求

 

1. 凡归档的文件材料必须准确、完整;

 

2. 归档的文件材料要符合文件制作要求,标题、落款、时间(年、月、日)、印章、签发必须齐全完整;

 

3. 凡归档的各类材料应质地优良、书写工整、字迹、声像清晰;

 

4. 凡归档的文件材料应使用兰黑或碳素墨水书写或打印,严禁使用铅笔、水彩笔、圆珠笔、纯兰墨水等易褪色材料书写;

 

5. 归档的文件材料纸张幅面应符合要求,一般文件材料应为A4310mm×220mn(×)

 

6. 归档的文件材料必须是原件,任何单位或个人不得将原件留下,用复印件顶替;

 

7. 一般以每份文件为一件,文件正本、签发稿、定稿合为一件。
(二)案卷质量要求

 

1. 应归档的文件材料,齐全完整;

 

2. 分类清楚,并保持文件之间的有机联系;

 

3. 案卷标题确切、卷内文件排列有序;

 

4. 保管期限、密级划分恰当;

 

5. 卷皮、目录、备考表书写清晰正规;

 

6. 案卷装订美观牢固。

 

(具体要求详见《西南石油大学文件材料立卷归档程序及案卷质量要求细则》)

 

四、保障措施 

 

1. 严格执行文件、材料的形成单位及课题组立卷归档制度,坚持做到三纳入四同步:即将立卷归档工作,纳入学校及各部门、课题组的工作计划和规划,纳入管理制度,纳入有关人员的工作职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作。

 

2. 为确保我校档案的完整性、有效性,促进档案馆按期接收、整档、入库、服务,各单位必须明确本单位档案管理负责人和档案立卷员,确保基层建档立卷工作落到实处。

 

3. 二级单位档案管理负责人领导职责:

 

负责本单位档案工作管理、发展规划、条件建设;

 

具体指导本单位按规定完整立档,确保建档质量;

 

督促档案立卷员按年度向学校档案馆移交规范档案。

 

4. 二级单位档案立卷员岗位职责:

 

完成本单位各类资料的完整收集和规范建档;

 

负责文件材料的安全、保密工作,按期向学校档案馆规范移交档案;

 

承担本单位档案管理信息化建设及编研工作;

 

接受学校档案馆业务指导、检查和专项培训。

 

5. 凡对科研成果、产品规划与试制、基建工程、重要设备等进行鉴定验收时,有关业务部门必须通知档案部门参加,并会同档案人员对应归档的文件材料加以审查,签署意见, 没有完整、准确、系统的文件材料的项目,不得予以验收和上报成果。

 

6. 为确保我校归档工作的有序进行,学校建立全校归档通报制度,于每年上半年(4月份)向全校公布上年度归档单位名单及归档情况,对未按规定归档的单位给予一个月整改期,原则上期限不超过2个月(630前完成)。

 

7. 根据国家档案局对企业、事业单位档案工作规范化管理的达标要求,学校将逐步把归档工作纳入各单位年度目标管理工作考核,要求各单位切实重视档案基础建设。

 

8. 本实施办法经校长办公会审批后执行,解释权在人事处与档案馆。

 

                                           

 

                                                ○○七年九月十日

 

 

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