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西南石油大学文件材料立卷归档程序
2017-04-28 18:51  

 

 

 

为了提高我校档案案卷质量,特制定本细则。

 

案卷质量总的要求是:遵守文件材料的形成规律和特点,保持文件的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

 

具体要求及组卷步骤如下:

 

一、收集 

 

(一)按照立卷归档类目将一个年度需要立卷归档的文件材料收集齐全、完整,要求应归档文件的种类、份数以及每份文件的正件、附件、底稿等,均齐全、完整、准确。

 

(二)收集的重点是:本部门自己制作的文件材料,上、下级及其它机关针对本部门主管业务有密切联系的文件材料。

 

二、分类组卷 

 

(一)分类:即在文件收集齐全完整的基础上,将文件按其内容反映到问题、针对的时间以及作者、保管期限等特征逐项分开。

 

1. 分年度:即将问题按其形成或内容针对的年度分开,不同年度的文件,一般不得放在一起立卷。对一些内容联系密切的文件按下列规定处理:

 

1)跨年度的请示,批复放在复文年立卷;

 

2)工作计划、总结、预决算、统计报表等放在针对年立卷;

 

3)几年的规划放在针对年的头一年,几年的工作总结放在针对年的最后一年;

 

4)跨年度的会议文件,放在会议开幕年立卷;

 

5)跨年度学籍材料,放在一届学生的毕业年度立卷;

 

6)专案材料放结案年立卷。

 

2. 分级别:即将同一年度的文件按其作者(发文机关)与本单位的关系,分成上级、本级(校院)、同级。

 

注意:对以下与本校有密切联系的文件,应同本校文件放在一起。

 

1)上级对本单位的批复;

 

2)上级通报本单位的文件;

 

3)上级普发性文件,其内容虽只有一项涉及本校,但属重要的,如:组织机构、干部任免、领导关系、专业设置等;

 

4)对某一问题、某一案件与上级机关或兄弟单位的来往文书

 

3.分问题:将同一年度同一级别文件按其所反映的问题分开,这是分类的重点。问题要求分得准确、鲜明。

 

4.分期限:按《文件保管期限规定》将保管期限相同的文件放在一起。

 

(二)组卷

 

1.组卷原则:

 

1)党政管理、教学类文件材料,应以问题为主,灵活运用文件的六个特征(即:问题、作者、时间、地区、通讯者、文种)来组卷;

 

2)产品、设备、科研、基建等类文件材料分别按课题、项目、部件、结构、阶段组卷。

 

2.组卷要求:

 

1)能以问题组卷的尽量以问题组卷,将同一问题的文件组合在一起,问题可大、可小,视文件的多少而定;

 

2)若一个问题的文件太少,可将内容相近的几个问题组成一卷。若一个问题的文件太多,也可以分开组成数卷;

 

3)同一问题的请示与批复,转发件与原件、正件与附件、印件与定稿、文件与电报、多种文字写成的同一文件等应分别放在一起,不得分开;

 

4)会计文件单独组卷,根据文件的多少,可一会数卷或数会一卷;

 

5)统计报表、名册、简报、出版物等一般以名称(文种)组卷;

 

6)组卷要力求问题准确、内容鲜明、联系密切,年代不混,保管期限适宜,并能保持同上年度中分类卷方法一致。

 

(三)卷内文件排列:

 

经过分类组合立成案卷后,卷内文件还要按一定的规律进行系统排列。

 

1. 密不可分的文件,应依序排列在一起,一般批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,底稿在后;文字材料在前,图样在后;重要法规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后,案件材料结论、决定性材料在前,依据性材料在后。

 

2. 会议文件,按会议通知、代表名单、议程、开幕词、大会报告、领导讲话、会议发文、决议、选举结果、提案、总结、闭幕词、简报、记录等顺序排列。

 

3. 专题性、成套性的文件,按时间、阶段排列。

 

4. 其它文件材料,应尽量将同一问题的文件排列在一起,然后再按作者、时间、重要程度等进行排列。

 

(四)拟写案卷标题:

 

案卷立好后,立卷人要根据卷内文件内容,初步为案卷拟出标题。

 

1. 案卷标题内容、结构:

 

案卷标题内容包括:作者、问题、时间、地区、通讯者、名称(文种)等六个部分,一般只需标出作者、问题、文种三部分,必要时才需标明其它部分,其常见的结构有以下四种:

 

1)作者——问题——文种(最常用的一种)

 

如:南充市政府  关于住房改革的  决定

 

      作者         问题       文种

 

2)作 者——时间——问题——文种

 

如:西南石油学院    一九九二年度    劳动工资      报表

 

      作者             时间         问题        文种

 

注意:时间是指文件内容针对的年度,不是文件产生的时间。

 

3)收发文机关——问题——文种

 

如:本校与招办   关于招生问题的   来往函件

 

   收发文机关       问题           文件

 

4)作者——地区——问题——文种

 

如:南充市关于   顺庆区  乡镇企业发展状况的  调查报告

 

      作者       地区          问题          文种

 

2. 案卷标题要求:

 

1)文字简明、准确,能够确切地反映出卷内文件内容,字数最多不超过五十个:

 

2)语句通顺、流畅、符合语法规则;

 

3)结构完整,体式一致。

 

(五)检查调整

 

1. 应归档的文件是否齐全;

 

2. 已归档的每份文件是否完整,正件、附件、底稿是否都有;

 

3. 有无重复,无保存价值的文件、一般文件的草稿未经签发、未生效的文件以及不必归档的文件混入;

 

4. 年份是否分清,级别是否分准;

 

5. 分类是否正确、问题是否集中、准确;

 

6. 卷内文件排列是否合理;

 

7. 保存价值是否基本一致;

 

8. 已归档的文件是否符合文件制作的要求,有无:三笔“(铅笔、圆珠笔、水彩笔)现象;

 

9. 每卷的厚度是否适度(不超过200页);

 

10. 案卷标题是否符合要求;

 

检查中若发现分类组卷有问题,要进行重新调整;发现文件收集不齐全,要继续收集;发现文件制作不符合要求,要退回文件制作人员要求其重新制作。

 

(六)请档案馆业务指导人员检查、验收。

 

三、编目装订 

 

(一)编制页号:

 

1. 成卷装订的案卷,应统一在有文字的每张材料正面的右下角,背面的左下角,距边二公分处,用打号机打上页号;

 

2. 一张纸上若贴有若干张小纸,每张小纸也算一张;一张大纸若折叠成几张,仍按一张计算。没有文字页面不编号;

 

3. 打号码的位置应一致,不能忽高忽低,忽左忽右;

 

4. 页号尽量不漏不重,若实在不小心编错,不要乱涂,应在备考表上说明;

 

5. 单份装订的案卷,应在卷内每份文件的右上方加盖档号章并逐件编制件号、页号;

 

6. 声像材料应在装具上或背面逐件编号。

 

(二)填写卷内文件目录:

 

卷内目录由顺序号、文号、责任者、文件标题、文件日期、文件所在页号、备注组成。

 

1. 顺序号:按照卷内文件排列的先后,一份文件编一个顺序号,单独填写一栏,正文和附件可合编一个顺序号,文件标题分栏登记。

 

2. 文号:填写文件制发机关的发文字号。

 

3. 责任者:填文件末尾的署名者(落款)。

 

注意:责任者有时与文件的作者是一致的,有时不一致,当两者不一致时,不要将文件的起草者(作者)当成责任者。

 

4. 文件标题:一般照实抄录,不要随意更改和简化,但没有标题或标题不能反映文件内容的,要自拟或重新拟写。重拟和自拟的标题,要外加[   ]号。

 

5. 文件日期:填写文件的制发日期,没有日期的要考证清楚后填写。

 

6. 文件所在页号,填写每份文件的首页号,最后一份文件写起止页号。

 

7. 会议记录要填写每次会议的时间和议题。

 

8. 声像材料,应用文字标出摄像或录音的时间、地点、中心内容和责任者。

 

9. 卷内目录字迹要清晰正规。

 

(三)填写卷内备考表:

 

备考表主要用以填写有关卷内文件材料的情况说明(包括文件的缺损、修改、补充、移出、页号的漏编、重编等)和立卷人、检查人、立卷时间,若无情况可说明,应将立卷人、检查人的姓名和立卷时间填上以示负责。

 

(四)填写案卷封面:

 

案卷封面包括类别名称、案卷标题、卷内页数,起止时间、保管期限等项。要求字迹工整、清晰、美观大方。

 

(一)   案卷的装订:

 

1. 案卷装订前要先去除卷内文件上的金属物;

 

2. 文件没留装订线的要贴补加边,破损的要裱糊好,幅面较大的要折叠。

 

3. 案卷目录放卷首,备考表置卷末,右、下取齐,用三孔一线法(孔距八公分)装订牢固。要求不散页、不压页。

 

四、编制案卷移交目录 

 

1. 将本单位当年立成的案卷按永久——长期——短期的顺序进行系统排列编制;

 

注意不要将内容上互相有联系的案卷分开。

 

2.  给每个案卷编上顺序号;

 

3. 按照编号的顺序号依次将案卷封面上的内容逐项登入目录,案卷移交目录一式三份,连同案卷一起向档案馆移交。

 

 

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