党委办公室、校长办公室会议室管理办法

新闻来源:     作者:    审核:    编辑:曾雪嘉    发布日期:2019年11月19日

为加强对会议室的管理、使用和维护,提升会议室使用效率,更好的做好学校各类会议服务工作,保障学校各项工作顺利进行,特制定本管理办法。

一、适用范围

本办法适用于学校办公室所属的所有会议室。

二、会议室使用原则

校级优先,保证工作,合理使用。

三、会议室基本情况

名称

形式

座位数

设备情况

办公楼810会议室

圆桌式

45

电脑、投影、音响、话筒

办公楼714会议室

条桌式

17

 

办公楼709会议室

条桌式

27

 

办公楼609会议室

条桌式

31

 

办公楼208会议室

回型桌

48

投影、音响

办公楼209会议室

条桌式

38

投影、音响

办公楼212会议室

课桌式

196

投影、音响、话筒

思学楼A114学术报告厅

剧院式

257

投影、话筒、音响、电子屏

图书馆学术报告厅

剧院式

535

投影、话筒、音响、电子屏

四、会议室功能定位

1.办公楼810714会议室:主要用于召开学校党委常委会、校长办公会、校领导碰头会和学校领导接待重要来宾。

2.办公楼609709会议室:主要用于召开校领导主持的学校综合性会议和专题工作会议。

3.办公楼208209会议室:主要用于召开学校综合性会议和各部门牵头召开的专题工作会议。

4.办公楼212会议室、思学楼A114学术报告厅、图书馆学术报告厅:主要用于召开学校综合性大会和校内各单位召开的学术讨论会、专题研究会和大型视频会议。

五、会议室使用管理规定

1.会议室申请实行电话预约制,预约电话:83032308。校内各单位如需使用208209212609709会议室,需提前1个工作日向党委办公室、校长办公室行政科提出借用申请,会议主办单位应提前到办公室行政科办理会议室借用手续。会议结束后,会议主办单位负责关闭会议室所有设备,将桌椅、物品归位,锁好会议室门窗,并及时返还相关设备。

2.图书馆学术报告厅和思学楼A114学术报告厅的使用按照《西南石油大学学术报告厅使用管理办法(试行)》(西南石大校发〔201910号)执行,由网络与信息化中心负责审批。

3.办公楼会议室优先满足学校每周“全校重要活动、校领导接待日安排”上的会议。

4.会场布置和会务服务由会议主办单位负责,如:座牌、会标、茶水和设备等。

5.网络与信息化中心负责办公楼212会议室、思学楼A114学术报告厅、图书馆学术报告厅的设备调试和技术支持。每次视频会议前,网络与信息化中心需对音响及有关电器设备进行一次试运行的检查,以确保会议顺利进行。

6.会议主办单位和参会人员要自觉爱护会议室内所有设施,不得乱写乱动,如设施受损,须照价赔偿。

7.参会人员要注意保持会议室卫生,禁止在会议室吸烟、随地吐痰和乱扔杂物等。办公楼208209609709714会议室原则上不悬挂横幅。

8.学校会议室原则上不对校外服务。

9.本管理办法自发布之日起执行,由党委办公室、校长办公室负责解释。

附件:党委办公室、校长办公室会议室借用流程图

 

党委办公室 校长办公室

20191118日    

 

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