公告通知

关于做好2023届本科毕业设计元件报销工作的通知

发布日期:2023年06月06日      作者:仝迪     编辑:仝迪     审核:汪敏     浏览:[]

院内各单位:

2023届本科毕业设计工作已接近尾声,为做好毕业设计期间学生所购元件等实验材料的报销工作,现将相关注意事项通知如下。

1、元件报销基本原则

1)元器件报销主要针对实物制作型的毕业设计题目,每个实物制作类毕业设计题目原则上可以报销不超过100元的元器件及实验材料费用。如毕业设计题目中涉及使用的元件材料超过100元,且确实需要,由毕业设计指导教师书面申请(附件2:元件采购计划表),经教研室主任审核后报学院审批,审批通过后予以报销。

2)报销范围仅限于支持毕业设计完成所需的元器件、实验材料,不包含文印、资料、差旅、交通等费用。

2、元件的验收流程

1)元件材料购买回来后应做好验收工作,未经验收的材料将无法报销,元件材料的验收工作由实验室代为完成。

2)每位指导教师应按(附件1:元件报销汇总表)将需要报销的材料进行汇总。元件材料到货后请按图1方式整理好验收资料,并发送给钟新梅老师汇总(邮件:846638832@qq.com,电话:13551242415QQ846638832),以便办理物资验收手续。

3)实验室将严格按照元件申报审核情况进行验收,对不满足报销条件的元件材料,实验室有权拒绝验收。

4)建议毕业设计指导教师在整理好相关验收材料后一次性发给钟新梅老师,以便为大家批量制作验收单据。

                                             

1元件材料验收需要提供的图片资料

3、元件的报销流程

1)元件验收完成后,实验室将验收结果(验收单)发给对应的指导教师,元件材料信息核实无误后,实验室将通知毕业设计老师提供报销所需银行账号及发票(发票背面需指导教师签字,电子发票需提供打印件)、支付记录等财务凭据、附件1:元件报销汇总表

2)实验室将统一开具报销预约单,并根据指导教师提供的银行账号完成报销工作。

3)报销过程中如遇问题,实验室将及时联系指导教师解决。

4、元件采购时需注意的一些事项

1)元件采购由毕业设计题目指导教师或毕业设计学生自行完成,购买时应遵照学校财务相关规定(附件3)。

2)元件采购可以通过西南石油大学物资集中采购平台、各大电商、线下实体商店等多种途径完成。

3)单张发票金额<500元的交易,对支付方式没有特殊要求。单张发票金额≥500元的交易,需采用刷卡、银行转账、支付宝、微信钱包、QQ钱包等非现金方式支付,并保存好POS小票、银行流水记录、各种移动支付流水截图,以便报销时作为必须的财务凭据予以提供。

4)卖家开具的发票票面信息应满足我校财务要求,开票信息如下:

名称:西南石油大学

纳税人识别号:12510000452189430X

地址:成都市新都区新都大道8

电话:028-83032358

开户行:农行成都新都支行

账号:22-824101040014888

5、其它

1)毕业设计元件材料购买未尽事宜可咨询实验室仝老师(13540887253)。

2)对不符合学校财务规定的物资采购、异常发票,实验室有权拒绝验收和报销。

3)所有的毕业设计物资验收材料应在620前提交给实验室,此后实验室不再受理毕业设计物资验收报销。

4)指导教师应登记好毕业设计学生的联系方式,以便学生在离校后将报销费用转发给学生,转发时应采用网银、支付宝、微信等电子化可查询的方式转发,不可直接使用现金。


附件1:《元件报销汇总表》

附件2:《元件采购计划表》

附件3:《西南石油大学材料采购管理办法(2020)》


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