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西南石油大学研究生档案管理暂行办法

供稿:  发布:2017年09月26日  浏览:

第一章 总 则

第一条 为了加强研究生人事档案管理工作的规范化、制度化、科学化,根据《中华人民共和国档案法》以及国家有关研究生管理工作规定,结合我校研究生管理实际情况,特制定本办法。

第二条 研究生人事档案(以下简称档案)管理工作由研究生院统一负责管理,坚持维护真实性和完整性的工作方针,严守秘密的保管办法。

第二章 新生档案的审核整理

第三条 新生入学前档案审核内容:

1、新生档案严格按照研究生招生办公室调档通知单所规定的时间将档案调入研究生院进行政审并保存。

2、从中学、大学、参加工作到研究生入学之前各段档案材料应齐全。

3、最后学历与报考学历应一致。

4、正式党员入党材料(含入党志愿书、发展及转正材料等)应齐全。

5、预备党员材料(含入党志愿书、申请书、外调材料等)应齐全。

6、入党积极分子材料。

第四条 档案材料不齐全的通知本人,请原单位补齐。委培生档案存原单位,我校重新建立档案,只存研究生期间档案材料。

第五条 新生档案审核后,将及时整理、进行档案编号,按编号顺序存档案柜。

第六条 预备党员材料和入党积极分子材料从档案中取出转党委。

第三章 研究生在校期间材料归档

第七条 研究生院档案室负责收集应归档的各种材料。各二级单位及有关部门按时按规定将应归档材料交研究生院。

第八条 研究生在校学习期间应该归档的材料包括以下内容:

1、入学材料:报名登记表,研究生入学登记表。

2、在校期研究生成绩单。

3、学年鉴定表。

4、奖励材料:获得院级以上先进个人登记表。

5、处分材料:受院级以上处分登记表及有关材料。

6、组织发展材料:入党申请书、入党积极分子表、政审材料、优秀团员作为党的发展对象推荐表、入党志愿书、预备党员考察表、转正申请书等有关材料。

7、学籍异动材料:休学、退学、转学、参军、出国、复学等学籍异动相关材料。

8、研究生学位授予通知书。

9、毕业研究生登记表。

10、需归档的其他材料。

第四章 归档要求

第九条 所有归档材料必须是有关手续办理完毕的最终材料。

第十条 归档材料必须完整、真实。凡材料规定由有关部门审查盖章的,相关部门必须加盖公章。

第十一条 各类材料只能用碳素墨水或蓝黑墨水书写,文字要清晰。

第十二条 上交归档材料前,各单位(部门)在材料上应标明学号,并按学号顺序由小到大排列。

第十三条 归档材料交接时,交接双方经办人经核对无误后履行签字手续。若归档材料不符合归档要求,退回送交单位(部门)按要求重新整理。

第十四条 材料归档前,必须经档案管理人员审核合格后方能存档,归档时必须查学号、查姓名,确保无误后方可装入档案,严防装错袋。

第五章 档案的查阅

第十五条 因工作需要,以下人员可查阅研究生档案:

1、院领导和办公室管理人员。

2、与研究生管理有关的职能部门负责人或具体经办人。

3、因工作需要,校外单位来人需查档案,必须有单位介绍信。

其他人员未经批准,不得借阅研究生档案。

第十六条 所有档案查阅人必须按规定履行查阅登记手续,并注明查阅事由。

第六章 纪律、要求

第十七条 任何人查阅档案时,必须严格遵守阅档规定,严禁涂改、圈划、批注、抽取、撤换、拍摄、复制档案内容和档案材料。

第十八条 任何人查阅档案后,必须严格遵守保密制度,不得泄露或擅自向外公布档案内容。

第十九条 档案一般只能在研究生档案室查阅,不得借出。

第二十条 未经批准,任何单位不得私自扣留应归档材料。

第二十一条 档案材料的提供部门应按规定的时间和要求上交归档材料。

第七章 离校研究生档案办理

第二十二条 离校研究生档案的审查和复查。对毕业研究生的档案材料由研究生院专职人员进行一次审查,材料不齐备的及时补齐。

第二十三条 对离校研究生档案由研究生院专职人员进行复查,按照学校招生就业处提供的接收单位地址,填写档案转递通知单,通过机要等渠道转递到研究生接收单位组织、人事部门。

第二十四条 毕业研究生因就业延迟需保留档案在研究生院,必须到招生就业处签定档案保留协议,档案一般保留2年,2年后交原籍地方人才中心管理;毕业生未就业且未办理档案保留协议者,其个人档案将退回原籍。

第八章 附 则

第二十五条 本办法由研究生院负责解释,未尽事宜,由研究生院决定。

第二十六条 本办法自发布之日起执行。



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