| | |
| |  |
西南石大教〔2016〕45号
| | |
| |  |
西南石油大学本科教学档案管理办法
(2016年3月)
第一章 总则
第一条 在本科教学工作中形成的各种档案材料记录了本科教学工作的全过程，是反映学校本科教学水平和教学质量的重要依据，也是学校档案工作的重要组成部分。为了进一步规范本科教学档案管理工作，明确管理职能与权限，保证档案管理工作的层次性和科学性，根据我校实际情况和档案管理的总体要求，特制定本办法。
第二条 本科教学档案管理是学校本科教学管理的一个重要组成部分，是各级教学管理人员的岗位职责之一，也是本科教学工作的考核指标之一。
第二章 档案管理
第三条 本科教学档案实行分工负责制。
在教育教学工作中形成的对学校工作有永久或长期保存价值的档案由学校档案馆集中统一分门别类进行保管和利用。
在较短时间内对本科教学具有参考利用价值的短期保存档案由教务处、各学院（相关部门）及教研室（实验室）按档案的形成及其相关性负责保管和利用。其中，教务处在教育教学管理工作中形成的，对教务处工作有保存价值的档案，主要由教务处负责集中统一保管和利用；各学院（相关部门）在教育教学工作中形成的，对学院（相关部门）工作有保存价值的档案主要由各学院（相关部门）负责集中统一保管和利用；各教研室（实验室）在教育教学工作中形成的，对教研室（实验室）工作有保存价值的档案由各教研室（实验室）负责集中统一保管和利用。
第四条 档案馆、教务处、各学院（相关部门）应明确分管教学档案工作的负责人，配备相应专（兼）职教学档案管理人员，统一管理本单位的教学档案，确保完整、准确、系统和安全。
（一）档案馆职责
1.监督、指导教务处和学院（相关部门）做好档案的收集、积累、整理组卷工作，并接收组卷完毕的档案进馆。
2.负责对接收来的档案进行整理、鉴定、保管和统计。
3.开展档案的开放与利用工作，为学校的本科教学工作服务。
4.确保归档档案的安全，维护档案的完整、准确，最大限度地延长档案的寿命。
5.利用本科教学档案编辑档案参考资料和检索工具，积极开发档案信息资源。
6.配合教务处对各学院（相关部门）专（兼）职档案人员进行业务培训，开展本科教学档案学术研究和交流活动，努力提高档案人员的素质和档案工作水平。
（二）教务处职责
1.贯彻学校档案工作的方针、政策和法规，将档案工作纳入到学校本科教学的规章制度之中。
2.加强与档案馆的联系，协同做好本科教学档案工作的监督、检查和指导，确保教务处归档材料的齐全、完整、规范。
3.负责教务处形成的本科教学档案进行收集、整理、立卷、归档，按规定年限保管好本科教学档案，并提供利用。
4.按规定将相关档案材料定期移交档案馆。
（三）各学院（相关部门）、教研室（实验室）
1.负责本单位形成的本科教学档案的收集、整理、立卷、归档，按规定年限保管好本单位的本科教学档案，并提供利用。
2.按规定将相关档案材料定期移交档案馆和教务处。
第五条 各单位要保证档案资料的完整、准确、系统，要能方便查阅和使用。建立教学档案查阅制度，充分发挥教学档案的作用，借阅必须进行登记。
第六条 本科教学档案是学校及部门内部进行日常管理的原始材料，各教学单位必须依照档案管理权限，遵守档案安全、保密、消防的规章制度、妥善保管自存档案资料。未经批准，任何部门或个人不得擅自转借、复印、拆卷、涂改、批注、增删、抽页、剪裁和污损。
第七条 本科教学档案的销毁。本科教学档案的销毁必须符合档案保管期限的要求，经有关各单位档案室及本单位负责人共同鉴定核准后，由两名监销人员负责监销。销毁的教学档案要登记造册，并永久保存。
第三章 范围和期限
第八条 凡在本科教学管理和教学实践活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属本科教学档案。
第九条 本科教学档案的范围。
（一）上级主管部门及学校制定的有关本科教学建设和改革的重大决策、决议、规章制度等文件。
（二）体现学校社会地位、声誉的有关本科教学活动成果的文件或实物（如个人、集体奖状等）。
（三）学校向上级主管部门递交的有关本科教学的重要请示、申报材料和工作报告等相关材料。
（四）用于认定学生学籍、学业情况的重要文档，如学籍异动文件、试卷、毕业设计（论文）等。
（五）反映教师从事教学工作的经历、业绩水平的重要文档，如课表、获奖文件等。
（六）按照学校档案管理要求须留存的其他教学工作文档。
第十条 本科教学档案的期限。本科教学档案从建档时间开始计算，分为永久、长期、短期保存。
（一）永久保存：凡是反映学校本科教学基本历史面貌的具有史料研究价值的教学档案应该永久保存。
（二）长期保存：凡是反映学校本科教学的一般工作活动，在较长时间内具有查考利用价值的文件材料应该保存50年。
（三）短期保存：凡是在较短时间内对本科教学具有参考利用价值的文件材料应该保存15年，专门本科教学档案应保存至规定年限。
第四章 归档流程
第十一条 形成与积累。
（一）新学期开始后，结合日常教学管理工作，教务处、各学院（相关部门）的专（兼）职档案管理人员按附表目录集存文件材料，定期进行整理，并按照档案管理要求进行归档。
（二）归档的教学文件材料必须字迹工整，格式统一，签字盖章手续完备。
第十二条 整理组卷。
根据教学文件材料的形成规律，按照保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。归档可以按照分年度、分项目、分期限等原则分别立卷。
（一）做好本单位归档文件材料的记录，详细说明存档文件的名称、去向、存放地点、办理存档的时间。
（二）移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整齐全，排列、书写是否符合要求、标题是否确切。凡不符合要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。
（三）交由档案馆的归档材料要求纸质材料与电子文件同步移交。
（四）移交时填写移交目录。移交目录一式二份，双方各执一份。
第十三条 档案录入。
（一）交由档案馆的归档材料按照《西南石油大学档案规范归档实施办法》的相关规定进行。
（二）教务处、学院（相关部门）集存的归档材料按照西南石油大学本科教学管理文件的相关规定进行。
第五章 附则
第十四条 本办法自颁布之日起执行，由教务处负责解释。
附件：1.西南石油大学本科教学档案档案馆归档内容一览表
2.西南石油大学本科教学档案二级部门归档内容一览表
西南石油大学
2016年3月29日
附件1
西南石油大学本科教学档案档案馆归档内容一览表
|
类别 |
序号 |
类目名称 |
保存期 |
|
综合 |
1 |
上级主管部门有关教学工作的重要文件 |
长期 |
|
2 |
学校有关教学管理工作的规章制度、办法、规定及其它教学文件 |
永久 | |
|
3 |
学校有关教学工作的计划和总结、教学工作的各种统计报表 |
永久 | |
|
4 |
向上级主管部门呈报的有关本科教学工作的重要报告、请示；上级主管部门的重要批复 |
长期 | |
|
5 |
学校本科教学工作会议重要文件资料 |
长期 | |
|
教学建设 |
6 |
新专业（含双学位）专业设置的申请批文；学士学位授予权的申请批文 |
长期 |
|
7 |
专业人才培养方案 |
长期 | |
|
8 |
省部级以上教学成果获奖批文及奖状 |
永久 | |
|
教学运行 |
9 |
课程教学大纲；课程总表（含校历） |
长期 |
|
10 |
学生考试违纪作弊处理文件 |
长期 | |
|
11 |
优秀毕业设计（论文）摘要汇编 |
长期 | |
|
学籍管理 |
12 |
新生基本信息登记表 |
永久 |
|
13 |
专升本学生录取名单 |
永久 | |
|
14 |
转专业学生名单 |
永久 | |
|
15 |
推免研究生学生名单 |
永久 | |
|
16 |
学生学籍处理文件 |
永久 | |
|
17 |
毕业生成绩单 |
永久 | |
|
18 |
毕业生名册（学生基本信息、毕业证编号、学位证编号等） |
永久 |
附件2
西南石油大学本科教学档案二级部门归档内容一览表
|
类别 |
序号 |
类目名称 |
保存单位 |
保存期 |
|
教学建设 |
1 |
专业建设的各级各类文件、申报、批复等材料（包括特色专业、卓越计划试点专业、专业综合改革等） |
教务处、各学院 |
15年 |
|
2 |
本科专业人才培养方案 |
教务处、 各学院 |
8年 | |
|
3 |
培养方案调整申请表 |
教务处 |
8年 | |
|
4 |
专业评估、专业认证、课程评估等重要材料 |
规评处、各学院 |
15年 | |
|
5 |
课程建设的各类各级文件、申报、批复等材料（包括精品课程、精品资源共享课、精品视频公开课、双语课程等） |
教务处、各学院 |
15年 | |
|
6 |
课程教学大纲 |
教务处、 各学院 |
8年 | |
|
7 |
教材使用计划 |
教务处、 各学院 |
5年 | |
|
8 |
教材入库验收单 |
教务处 |
8年 | |
|
9 |
校级教材资助立项文件 |
教务处、 各学院 |
8年 | |
|
10 |
资助教材出版合同 |
教务处、 各学院 |
8年 | |
|
11 |
省级以上规划教材申报、立项材料及批准文件 |
教务处、 各学院 |
8年 | |
|
12 |
本校教师主编教材样书 |
教务处、 各学院 |
15年 | |
|
13 |
教材招标文书及购销合同 |
教务处 |
8年 | |
|
14 |
教育教学改革与研究项目的各类各级文件、申报、批文等材料（立项指南、申报书、批文、结题材料等） |
教务处、各学院 |
15年 | |
|
15 |
教学成果材料（包括成果奖申报书、总结报告、成果鉴定书及支撑材料等）；各类各级教学成果获奖批文及奖状 |
教务处、各学院 |
15年 | |
|
16 |
教职工公开发表的教育教学研究论文 |
各单位 |
5年 | |
|
教学质量监控 |
17 |
教学管理文件汇编 |
教务处、各学院 |
8年 |
|
18 |
教学检查材料 |
教务处、各学院 |
5年 | |
|
19 |
教学事故处理材料 |
各学院、教务处、人事处 |
5年 | |
|
20 |
学院本科教学会议记录、教研室活动记录 |
各学院 |
8年 | |
|
21 |
领导评教、专家（同行）评教、学生评教材料（包括听课记录、评价分析报告等） |
规评处、教务处、各学院 |
8年 | |
|
22 |
教学工作简报 |
教务处、各学院 |
5年 | |
|
教学运行 |
23 |
学期课程总表 |
教务处 |
5年 |
|
24 |
主讲教师更换及调、停课审批表 |
教务处、各学院 |
5年 | |
|
25 |
课程结业考试空白试卷、试卷评分标准、试做记录、考题审批单、教学记录表、学生成绩登记表及成绩分析、取消学生考试资格审批表、学生答卷等 |
各学院 |
8年 | |
|
26 |
专升本考试学生成绩登记表 |
纪监审、教务处 |
8年 | |
|
27 |
专升本考试学生答卷 |
教务处 |
1年 | |
|
学籍管理 |
28 |
学生学籍异动支撑材料，包含转学申请表、休学申请表、复学申请表、退学申请表、跳级申请表、降级申请表、保留学籍申请表等 |
教务处 |
8年 |
|
29 |
毕业生信息核对及进入毕业程序确认表 |
教务处 |
8年 | |
|
30 |
教务处综合系统数据备份光盘 |
教务处 |
8年 | |
|
31 |
成绩核查表 |
教务处 |
8年 | |
|
32 |
缓考申请表 |
教务处 |
2年 | |
|
33 |
课程替代申请表 |
教务处 |
8年 | |
|
34 |
成绩认定申请表 |
教务处 |
8年 | |
|
实践教学 |
35 |
校外实习基地简介和协议书 |
各学院 |
15年 |
|
36 |
实习队工作计划和总结 |
教务处、各学院 |
8年 | |
|
37 |
实习、实验学生分组名单 |
各学院 |
5年 | |
|
38 |
学生实习日志、实习报告 |
各学院 |
5年 | |
|
39 |
学期实验项目汇总表 |
教务处、各学院 |
8年 | |
|
40 |
实验项目教学大纲、实验指导书 |
教务处、各学院 |
8年 | |
|
41 |
实验教学课程表 |
教务处、各学院 |
8年 | |
|
42 |
实验教学学生签到表、教师记录表 |
各学院 |
5年 | |
|
43 |
学生实验报告 |
各学院 |
5年 | |
|
44 |
毕业设计（论文）题目申报汇总表；毕业设计（论文）归档材料（包括学生毕业论文、任务书、开题报告、考核意见书、学生日志等） |
各学院 |
8年 | |
|
45 |
毕业设计（论文）成绩统计表及汇总表；毕业设计（论文）工作总结；优秀毕业设计（论文）摘要汇编 |
教务处、各学院 |
8年 | |
|
46 |
优秀毕业设计（论文）学生申请表、汇总表；优秀毕业设计（论文）指导教师申请表、汇总表 |
教务处 |
8年 | |
|
47 |
学科竞赛立项申报书及总结 |
教务处 |
5年 |